Obieg dokumentacji to niezwykle istotne ogniwo, spajające wiele niezależnych od siebie działów. Aby przedsiębiorstwo mogło być jedną, dobrze działającą maszyną, musisz zadbać o to, by ten proces był szybki i precyzyjny. Jak to zrobić?
Sprawnie, czyli elektronicznie
Elektroniczny obieg dokumentów to jeden z najlepszych sposobów na to, by usprawnić ich przekazywanie w firmie. Zautomatyzowane działania są precyzyjne i szybkie, gdyż przepływ informacji nie jest uzależniony od działań kilku osób – bazuje na systemie. Umożliwia on łatwe śledzenie dokumentów i ich statusów, generowanie przypomnień czy bezpieczne archiwizowanie danych. Wdrożenie takich działań będzie idealne we wszystkich przedsiębiorstwach, które zauważyły, iż przetwarzanie informacji jest u nich procesem niezwykle czasochłonnym. Pamiętaj także, że korzystanie z nowoczesnych rozwiązań zmniejsza koszty operacyjne.
Przejrzysta struktura
Problemy w przekazywaniu dokumentów nierzadko spowodowane są brakiem przejrzystej struktury w firmie. Jeśli Twoi pracownicy nie wiedzą do końca, w jaki sposób obchodzić się z dokumentami, gdyż nigdy nie było to wyjaśnione, musisz wprowadzić instrukcję, która ureguluje te kwestie. Procedury powinny być spisane i dostępne dla wszystkich. Muszą także uwzględniać konkretne miejsce, w którym dokumenty będą przechowywane. Tu oczywiście przyda się wdrożenie systemu elektronicznego, o którym wspominaliśmy wcześniej. Możesz skorzystać z gotowych programów, jednak nierzadko nie są to narzędzia skrojone w sam raz dla Twojego przedsiębiorstwa. Dedykowane rozwiązania sprawdzają się znacznie lepiej. Dodatkowo korzystając z pomocy specjalisty z zewnątrz, otrzymujesz informacje na temat ewentualnych błędów, które do tej pory utrudniały Ci sprawny obieg dokumentów.
Usprawnienie obiegu danych w firmie nie powinno być skomplikowane. Wymaga tylko odpowiedniego systemu, który będzie skrojony w sam raz do potrzeb przedsiębiorstwa. Ze specjalistą z zewnątrz z pewnością uda Ci się go znaleźć.
